3.2 Fitur Signature Document Submission

Skip to main content
How Can We Help?
< Kembali ke Daftar Panduan
You are here:
Print
Posted
Updated
ByEpruvo

3.2.1 Set up Format Numbering Signature

Berikut langkah-langkah untuk Set up Format Numbering Signature :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Buka Menu Settings dan pilih tab “Signature Numbering”. Halaman Signature Numbering akan ditampilkan seperti pada gambar dibawah
  4. Silahkan atur format numbering dengan parameter yang tersedia sesuai kehendak perusahaan
  5. Jika sudah klick tombol “Update” untuk menyimpan perubahan

 

3.2.2 Membuat dan Submit Document Submission

Berikut langkah-langkah untuk membuat Document Submission :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Sorot menu “Document Submission”, halaman akan ditampilkan seperti pada gambar berikut
  4. Klick tombol [+Add New], tampilan kolom Form akan tampil seperti pada gambar berikut
  5. Isi field yang tersedia, dan lampirkan attachment dalam format PDF. Maksimum file 50MB tapi jika lebih dari 10MB perlu ditunggu loading file
  6. Setelah upload PDF, klick tombol “Submit Document”
  7. Halaman Set up Signer akan ditampilkan pada gambar dibawah
  8. Setelah berhasil submit dokumen, silahkan edit title dan deskripsi jika diperlukan
  9. Selanjutnya, tambah user user yang diperlukan yang akan ditunjuk sebagai Penandatangan.
  10. Sorot yang ditanda Panahi biru, dan ketik nama user yang ditunjuk. Untuk Dokumen ini contohnya ada 3 user yang ingin ditambah, maka tampilannya akan ditampilkan seperti penjelasan berikut:Setelah User ditambah, maka akan muncul kotak “Assigner List” setiap user memiliki kotak tersendiri :
    • Klick lingkaran Merah untuk menghapus user dari “Assigner List”
    • Klick tombol [+ Add Signature Position (Page1)], tulisan page 1 disini akan menyesuaikan dengan halaman sesuai posisi kursor
    • Setelah diklick, posisikan Kotak Sign user tersebut di lokasi yang diinginkan misal seperti ini :
  11. Ikuti langkah 10 sampai selesai, hasil akhirnya kira kira akan seperti pada gambar dibawah
  12. Selanjutnya pada Assignment Mode pilih antara Serial Atau Parelel :
    • SerialJika pilih Serial, maka Metode urutannya akan sesuai urutan posisi dari signer nomor 1 sampai terakhir (atas kebawah). Jadi Signer kedua hanya bisa Sign jika Signer 1 sudah Sign, dan seterusnya. Email dan notifikasi juga akan dikirim secara bergantian, jika ada Signer yang reject maka dokumen akan langsung dikembalikan ke Requestor untuk direvisi
    • Parallel  Jika pilih Serial, maka Metode urutannya akan sesuai urutan posisi dari signer nomor 1 sampai terakhir (atas kebawah). Jadi Signer kedua hanya bisa Sign jika Signer 1 sudah Sign, dan seterusnya. Email dan notifikasi juga akan dikirim secara bergantian, jika ada Signer yang reject maka dokumen akan langsung dikembalikan ke Requestor untuk direvisi
  13. Klick tombol “Save Draft” jika ingin disubmit lain waktu
  14. Klick tombol “Submit Document” untuk submit document.

3.2.3 Melakukan Signing Document Submission

Berikut langkah-langkah untuk menandatangani Document Submission :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Login dengan akun Signer
  4. Sebagai signer silahkan cek notifikasi yang masuk di lonceng, seperti pada gambar dibawah
  5. Selain dari notifikasi lonceng, bisa di cek ke email yang masuk seperti pada gambar berikut
  6. Berikut tampilan Form approval yang masuk ke approver bisa dilihat seperti pada gambar berikut   
  7. Pada File dokumen bisa dilihat kotak dengan nama user yang tertera, menandakan posisi barcode signer akan dipasang.
  8. Klick tombol [Sign] untuk menandatangani kotak yang disediakan requestor, PDF yang diberikan Tanda Tangan akan terlihat seperti pada gambar dibawah
  9. Review Kembali dokumen, klick tombol [Cancel] jika tidak jadi tanda tangan
  10. Jika sudah sesuai, klick tombol [Submit] untuk melanjutkan ke Signer selanjutnya.

 

3.2.4 Reject Signing Document Submission

Berikut langkah-langkah untuk Reject Document Submission :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Login dengan akun Approver
  4. Sebagai Signer silahkan bisa cek notifikasi yang masuk di lonceng, seperti pada gambar dibawah
  5. Selain dari notifikasi lonceng, bisa di cek ke email yang masuk seperti pada gambar berikut
  6. Berikut tampilan Form approval yang masuk ke approver bisa dilihat seperti pada gambar dibawah
  7. Pada File dokumen bisa dilihat kotak dengan nama user yang tertera, menandakan posisi barcode signer akan dipasang.
  8. Klick tombol [Reject] untuk mereject Document Submission,
  9. Untuk proses Reject, saat diklick akan muncul pop up Notes sebagai catatan penolakan, bisa dilihat pada gambar ini
  10. Setelah notes diisi, klick tombol “Reject Document”. Dokumen yang ditolak akan Kembali ke Requestor Dokumen untuk direvisi

 

3.2.5 Revisi Document Submission

Berikut langkah-langkah untuk Revisi Document Submission :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Login dengan akun pembuat dokumen
  4. Sebagai Pembuat dokumen silahkan bisa cek notifikasi yang masuk di lonceng, seperti pada gambar berikut
  5. Selain dari notifikasi lonceng, bisa di cek ke email yang masuk seperti pada gambar dibawah
  6. Berikut tampilan Document Submission yang masuk ke approver bisa dilihat seperti pada gambar dibawah
  7. Klick Tab “History” untuk melihat pesan reject dan mengetahui siapa yang reject dokumen tersebut
  8. Klick Tab “General” untuk menindaklanjuti dokumen, silahkan edit ulang signer sesuai kehendak.
  9. Klick tombol Reset untuk ganti dokumen
  10. Klick tombol “Save as Draft” jika ingin dibuka di lain waktu
  11. Jika sudah sesuai silahkan klick tombol “Submit Document”

3.2.6 Download PDF dan Scan Barcode Document Submission

Berikut langkah-langkah untuk Download & Scan BarcodeDocument Submission :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Login dengan akun Approver atau pembuat dokumen
  4. bisa cek notifikasi yang masuk di lonceng, seperti pada gambar dibawah
  5. Selain dari notifikasi lonceng, bisa di cek ke email yang masuk seperti pada gambar berikut
  6. Berikut tampilan Document Submission yang sudah ditanda tangani bisa dilihat seperti pada gambar berikut
  7. Barcode Signature jika di scan, hanya menampilkan informasi No dokumen, Nama dan Timestamp Approve , contohnya :
    • No Dokumen : Sign2600017702
    • Nama : Budi Santoso
    • Timestamp : 2026-02-06 15:44:53
  8. Klick Tab Histories untuk melihat siapa saja user yang menandatangani dokumen, bisa dilihat seperti pada gambar dibawah
  9. Scroll ke paling bawah page di PDF untuk scan Barcode yang tertera, Barcode ini hanya muncul pada Document dengan status ”Approved” saja, bisa dilihat pada gambar berikut
  10. Barcode juga bisa juga dilihat pada Dokumen hasil unduh dengan cara klick tombol [Download] diatas
  11. Scan QR yang tertera, bisa di scan juga jika ingin dilihat dengan HP. Tampilan hasil scan bisa dilihat seperti pada gambar 3.46

3.2.7 Monitor To-do List Signature Document Submission

Berikut langkah-langkah untuk Monitor Document Submission :

  1. Jalankan Website Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera atau lainnya).
  2. Ketik alamat url aplikasi, https://app.epruvo.com/
  3. Login dengan akun Approver
  4. Sorot Dashboard pada bagian “Pending Signature”, seperti pada gambar dibawah
  5. Klick tombol View untuk langsung menuju ke Document yang perlu di Sign atau reject.
  6. Atau bisa klick tombol [Show Pending] untuk menampilkan Halaman Menu Document Submission Dengan Filter « To-do” menyala.
  7. Filter To-do hanya menampilkan dokumen yang pending pada akun tersebut yaitu Progress dan Reject saja
  8. Filter To-do bisa dinyalakan atau dimatikan manual di Tombol Filter

Table of Contents